Come ottimizzare le risorse aziendali per aumentare la produttività

Risorse aziendali definizione

Ogni azienda, per essere stabile e duratura, deve essere fondata su alcuni pilastri che hanno lo scopo di darle una struttura in grado di sopravvivere nel tempo.

Uno di questi pilastri è composto dalle risorse aziendali, elemento imprescindibile ed essenziale per un’azienda. Ma che cosa sono?

La più comune definizione di risorsa afferma che “una risorsa è tutto ciò con cui l’azienda opera, sia materiale che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi. Sono risorse i prodotti o i servizi offerti da un’azienda, i materiali utilizzati, gli immobili, ma sono  risorse anche il denaro e le persone utilizzate per produrre.” 

Le risorse, infatti, rappresentano tutti gli elementi su cui l’organizzazione agisce in modo diretto (le risorse interne), ma anche quelle sulle quali non ha un controllo immediato (le risorse esterne).

Risorse e processi aziendali

Un concetto strettamente legato a quello delle risorse sono i processi, ovvero l’insieme delle attività (sequenze di decisioni e azioni) che l’organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse.

Per gestire al meglio un'azienda, pertanto, è necessario instaurare una buona gestione delle risorse, sia interne che esterne, insieme alla creazione di una struttura per i processi, senza i quali non sarebbero sfruttate al meglio.

Classificazione risorse aziendali

“Le risorse sono i pilastri essenziali della strategia d’impresa”, ma quali sono le risorse aziendali?

Esse possono essere classificate in due fondamentali categorie, risorse aziendali tangibili e intangibili:

• Risorse aziendali tangibili: comprendono tutte le risorse materiali, fisiche e finanziarie che possono essere indicate nel bilancio aziendale, poiché facilmente quantificabili e misurabili.

• Risorse aziendali intangibili: tutto ciò che riguarda la tecnologia e i metodi di produzione, le capacità di innovazione, l’accesso alle informazioni, ma anche la reputazione e la cultura aziendale, la fidelizzazione dei clienti e le relazioni con gli stakeholders, elementi di più difficile misurazione.

Fra quest’ultime sono particolarmente rilevanti le risorse umane aziendali: esse sono strettamente legate alle persone che fanno parte di un’organizzazione, e rappresentate dalle skills individuali, capacità di comunicazione e collaborazione, motivazione del personale ecc.

Le risorse intangibili sono quindi più difficili da coltivare e mettere a frutto, per questo è fondamentale saperle ottimizzare per ottenere vantaggio competitivo.

Come gestire le risorse aziendali

Una buona gestione delle risorse e dei processi permette di evitare perdite di tempo e di denaro per l'organizzazione. Ma, molto spesso, non vengono messe in atto adeguate strategie per evitare di incorrere in queste perdite, entrando in un circolo vizioso, dal quale è difficile uscire. Per questo, è bene innanzitutto saper riconoscere quali sono le principali fonti di spreco di risorse per un'azienda.

1. Sincronizzazione

Un’azienda in cui i processi interni ed esterni sono sincronizzati, permette di ottimizzare i tempi, riducendo al minimo le perdite.

Spesso però ciò non accade e al rallentamento di un singolo processo o di un dipartimento consegue che anche gli altri soggetti coinvolti non possano procedere nello svolgimento delle loro mansioni, arrivando così al dilatarsi dei tempi che, a loro volta, provocheranno altri stop. 

Questi ritardi sono dei veri e propri sprechi, sia di tempo, in quanto i dipendenti dovranno cessare il proprio lavoro in attesa delle altre divisioni, sia di denaro, non potendo soddisfare i propri task velocemente e dedicarsi ad altre attività.

La fluidità dei processi, infatti, permette di fare un uso efficiente delle risorse aziendali, aumentando produttività e profitti.

2. Processi

Strettamente legati alla sincronizzazione ci sono i processi, ovvero i vari tasselli che devono essere coordinati per far funzionare la “macchina” aziendale.

È necessario, infatti, porre attenzione al flusso di questi processi per comprendere se ci sono rallentamenti evitabili e come poterli risolvere. È qui che è possibile scoprire perché la sincronizzazione non avviene e quali sono i processi che creano problemi.

Questo monitoraggio deve avvenire periodicamente, in quanto la creazione di un flusso di lavoro comporta l’organizzazione di numerosi aspetti e tiene conto di tanti elementi, talvolta imprevedibili, che solo con una costante analisi possono non tramutarsi in rallentamenti e, conseguentemente, perdite di tempo e risorse.

3. Tecnologia

Uno dei principali motivi che spingono i dipendenti a licenziarsi è lavorare in un ambiente poco stimolante: procedure arretrate, tecnologie obsolete e frustrazione legata agli strumenti messi a disposizione che non consentono di rispettare gli obiettivi.

Spesso il top management non vede le potenzialità dell'investire ciclicamente in innovazione, ma avere strumenti sempre aggiornati apporta numerosi benefici. Vediamone alcuni.

• Soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali: con il progresso informatico, sempre più unito all’intelligenza artificiale, sono nati software che consentono di automatizzare tutta una serie di processi legati a varie aree (come marketing, logistica, risorse umane, customer service). Grazie a questi strumenti è possibile eliminare task ripetitivi e poco stimolanti che impegnano tempo dei dipendenti, consentendo al personale di convogliare tutte le energie in mansioni a più alto valore aggiunto;

• Valorizzazione risorse aziendali: avere a disposizione tecnologie innovative che facilitano il lavoro permette al dipendente di poter lavorare nelle migliori condizioni, eliminando il suo senso di frustrazione legato alle perdite di tempo e aumentando la soddisfazione. Per la leadership questo si traduce in una migliore gestione delle risorse umane aziendali, incrementando anche il tasso di employee retention, ovvero la capacità dell'organizzazione di trattenere i propri dipendenti all’interno dell’azienda.

4. Velocità di risoluzione

Come abbiamo visto nei punti precedenti, è fondamentale instaurare una strategia per l'ottimizzazione delle risorse aziendali. Talvolta però l’analisi costante e il monitoraggio, non sono sufficienti per evitare l’insorgere di sprechi.

Per questo è importante avere una rapida capacità di risoluzione: rilevare il problema nel minor tempo possibile avendo delle procedure condivise che consentano di agire tempestivamente e in modo coordinato tra le varie figure coinvolte.

Procedure, linee guida, manuali operativi e materiale di supporto per i vari dipartimenti sono infatti parte essenziale della documentazione aziendale, che garantisce il corretto svolgimento delle le attività lavorative.  Monitorarne la validità e l'efficacia contribuisce dunque all'ottimizzazione delle risorse.

Oggi è possibile automatizzare l'analisi di questa "base di conoscenze", per comprenderne lo stato di aggiornamento, l'eventuale presenza di lacune o informazioni contrastanti e la sua condivisione. 

Essere consapevoli di quali possono essere gli sprechi aziendali più comuni consente ad ogni azienda di mettere in atto strategie per evitarli o per agire tempestivamente qualora si presentassero. 

La produttività di un’azienda, infatti, non è data solamente dai guadagni che realizza, ma anche da tutti gli sprechi che riesce ad evitare grazie all'ottimizzazione risorse aziendali.

Ottimizzare le risorse aziendali non è un’operazione semplice, ma può essere ottenuta grazie a una serie di strategie e metodologie che consentono di eliminare gli sprechi e aumentare la produttività.

Una delle prime azioni da mettere in atto è quella di analizzare le risorse a disposizione dell’organizzazione e valutare il loro reale impiego.

In questo modo, sarà possibile individuare eventuali inefficienze e sfruttare al meglio le risorse disponibili. Inoltre, è importante creare un sistema di monitoraggio costante delle attività svolte, in modo da individuare tempestivamente eventuali criticità e intervenire per risolverle.

Inoltre, è fondamentale che l’azienda investa in tecnologie innovative e soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali, in modo da automatizzare i processi e ridurre al minimo i task ripetitivi e poco stimolanti.

Infine, è opportuno instaurare una cultura aziendale incentrata sull’ottimizzazione delle risorse, sensibilizzando i dipendenti sull’importanza della gestione efficiente delle attività lavorative e creando un ambiente di lavoro stimolante e gratificante.

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