Come influire sul Knowledge Sharing aziendale?

Se condivisa correttamente, questa conoscenza può essere il pilastro del successo aziendale. Se viene ritenuta una prerogativa di alcuni, invece, l'intera struttura aziendale potrebbe crollare. 

Ecco perché il knowledge sharing è una delle più importanti pratiche da adottare in qualsiasi azienda. Eppure, molti non capiscono l'essenza del condividere informazioni oppure non riescono ad implementarlo efficacemente.

Capire l'importanza del Knowledge Sharing

Prima di affrontare i modi efficaci per utilizzarlo nelle aziende, è fondamentale rispondere alla domanda: ma il knowledge sharing cos'è? Il termine è abbastanza auto-esplicativo: il Knowledge Sharing è la condivisione della conoscenza. Questa condivisione rende accessibili le informazioni alle persone, ai team e ai dipartimenti di un'impresa.

Ogni impiegato in un'organizzazione possiede conoscenza aziendale riguardante i processi, le operazioni, i sistemi, ecc. A questa si aggiunge il fatto che ogni persona che lavora su un sistema collegato alla gestione della conoscenza possiede anche padronanza delle scorciatoie, dei trucchi o delle migliori procedure per svolgere il proprio lavoro più velocemente. Questo know how di solito si perde quando la persona lascia il lavoro. 

Con il knowledge sharing, è possibile garantire che questa knowledge base rimanga all'interno dell'azienda, permettendo a tutti di avere accesso a tutti i tipi di conoscenza in un'impresa, che si tratti di conoscenza tacita, conoscenza implicita, conoscenza esplicita o qualsiasi altro tipo. Ognuno condivide il suo modo di lavorare o la sua conoscenza con gli altri nel suo dipartimento per assicurare che la loro efficienza o competenza non sia limitata a loro. Inoltre, aumenta la trasparenza aziendale in termini di informazioni di cui tutti dispongono. 

Come incidere in maniera efficace sul Knowledge Sharing nelle aziende

Spesso le aziende hanno problemi nel raccogliere informazioni da un gran numero di lavoratori. Questo è dovuto alla presenza di una moltitudine di team, sedi, dipartimenti e molto altro. Tuttavia, questo non dovrebbe impedire a nessuno di raccogliere i benefici del processo di knowledge sharing.

Ecco alcuni modi efficaci per far sì che la vostra impresa costruisca un tesoro di conoscenze a cui chiunque potrà accedere per ottenere informazioni. 

1. Definire l'infrastruttura dell’azienda

L'infrastruttura è il sistema che costituisce l'ambiente dell’azienda, ma non si tratta solo dell'infrastruttura tecnica o digitale. Ovviamente non si può ignorare l'importanza di un sistema digitale aziendale o di un software aziendale per i canali senza soluzione di continuità che immagazzina i dati e li analizza per ottenere degli insight. Tuttavia, tutto ciò non può bastare. L'infrastruttura fisica definisce la cultura aziendale. 

Per un'impresa che accoglie il knowledge sharing, l'infrastruttura dovrebbe essere tale da incoraggiare la comunicazione aperta. Avere solo una struttura dall'alto verso il basso non aiuterebbe. Sebbene la condivisione della conoscenza sia essenzialmente una dinamica dall'alto verso il basso, dovrebbe anche essere una struttura peer-to-peer o orizzontale. Infine, la comunicazione dovrebbe essere aperta non solo all'alta direzione, ma anche ai dirigenti e a tutti gli altri dipendenti.

È importante costruire un'infrastruttura in cui tutti siano aperti a discutere del loro lavoro. È necessario normalizzare l'abitudine di condividere progressi, battute d'arresto e altre informazioni relative a qualsiasi progetto. In questo modo, i membri del team saranno incoraggiati a condividere i loro insegnamenti con gli altri. 

Inoltre, mentre si definisce l'infrastruttura, bisogna definire anche il formato, la struttura e il canale di comunicazione, in modo che l'informazione sia inserita in modo uniforme e sia più facile da accedere e capire. 

2. Costruire un sistema senza knowledge hoarding

Niente ostacola il knowledge sharing più del knowledge hoarding, ossia l'accumulo di conoscenza. Alcune aziende hanno dipendenti che amano accumulare. Ovviamente non si fa riferimento agli impiegati che accumulano fogli di una fotocopiatrice o a chi porta via articoli di cancelleria. In questo caso si parla di accumulo di informazioni.

Molti dipendenti pensano che tenere per sé le informazioni o le conoscenze offra loro la garanzia di mantenere il proprio posto di lavoro. Li fa sentire come se fossero una parte indispensabile dell'impresa. Questo alla fine porta all'accumulo di conoscenza. 

È importante riconoscere il lavoro delle persone e far sapere loro che il duro lavoro è apprezzato, riconoscere la loro mentalità e premiarli per assicurare che ci sia un livello più alto di condivisione delle conoscenze. 

3. Introdurre un cambiamento culturale 

In un'impresa, il knowledge sharing non consiste solo nel mettere in atto una piattaforma di condivisione delle conoscenze. Si tratta piuttosto di un cambiamento culturale. C'è una resistenza nei dipendenti nel condividere le informazioni che potrebbero percepire come una loro abilità o talento. Questo è il motivo per cui deve esserci un passaggio verso una cultura di condivisione della conoscenza invece di un'adozione forzata della piattaforma.

Un modo potrebbe essere quello di conciliare la crescita personale con le conoscenze trasmesse. Ogni dipendente dovrebbe agire come un mentore, condividendo informazioni con gli altri dipendenti. Questo creerebbe una cultura in cui ogni dipendente è pronto a impartire e ricevere conoscenze l'uno dall'altro. Bisogna essere sicuri che la conoscenza non sia limitata ad una sola persona, che, se se ne va, la porterebbe tutta via con sé. 

Questo cambiamento culturale renderebbe l'impresa più solida a livello di fondamenta ed eliminerebbe qualsiasi dipendenza da una singola persona. In effetti, farà persino apprezzare a tutti la condivisione delle conoscenze. 

4. Trovare la giusta piattaforma per il knowledge sharing 

Ci sono diversi modi in cui le imprese condividono la conoscenza. Tuttavia, una piattaforma di knowledge sharing automatizza il processo e rende la conoscenza accessibile a tutti nell'impresa. Diverse piattaforme permettono la condivisione delle informazioni nell'organizzazione. 

Mentre le piccole aziende possono condividere la conoscenza con i mezzi tradizionali, una piattaforma di knowledge sharing è un must per le grandi imprese, ossia grandi organizzazioni con più sedi, migliaia di dipendenti, dipartimenti enormi, differenze generazionali, divari linguistici, e molto altro ancora. 

Questo può facilmente portare ad una mentalità Silo nell'organizzazione e creare lacune di comunicazione. 

Le piattaforme di condivisione della conoscenza come Pigro, Confluence, ecc, funzionano alla perfezione con grandi sistemi come le imprese. Tali piattaforme hanno diversi canali per diversi dipartimenti, diversi flussi di lavoro, o persone con diversi set di competenze. Ci sono molti modelli disponibili su tali piattaforme che possono essere utilizzati per creare i canali. È quindi fondamentale trovare una piattaforma che si adatti al meglio alle esigenze dell’azienda.

Il knowledge sharing può essere una forza trainante nella crescita di un'impresa. Dal risolvere rapidamente i problemi all'identificare gli errori, il knowledge sharing permette alle imprese di unirsi come un tutt'uno e crescere. Si tratta di un'ottima soluzione per eliminare il problema della comunicazione e della condivisione delle informazioni.

Il modo migliore per influire sul knowledge sharing in un'impresa è attraverso le piattaforme di condivisione della conoscenza. Tali piattaforme possono eliminare tutte le sfide legate alla raccolta, al filtraggio e alla categorizzazione delle informazioni per renderle accessibili quando necessario. 

Traduzione dell'articolo di Tanya Kumari

Tanya Kumari dirige il Digital Marketing & Content per Classic Informatics, una società globale di web development. È un'accanita lettrice, un'amante della musica e un'appassionata di tecnologia che ama essere aggiornata su tutti gli ultimi progressi che avvengono nel mondo della tecnologia. Quando non sta lavorando al suo ultimo articolo sulle dinamiche tecnologiche, potete trovarla vicino alla macchina del caffè, mentre informa i colleghi sui vantaggi di uno stile di vita sano e su come ottenerlo.

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