Nello scenario attuale, in cui sempre più dipendenti lavorano in remoto e in cui la pratica dello smart working è sempre più diffusa, risultano sempre più indispensabili delle linee guida che permettano di evitare il knowledge divide in azienda. Per questo, è necessario condividere le conoscenze e adottare strumenti che permettano di reperire facilmente le informazioni create nel corso del tempo.
Cosa significa knowledge divide e cosa sono i knowledge gaps?
Il significato globale del termine “knowledge divide” è quello che identifica il divario tra individui e gruppi sociali diversi nella capacità di raccogliere, elaborare, utilizzare e condividere informazioni di vario genere. Nello specifico, in un’azienda o in un’organizzazione, la sua accezione è legata al patrimonio di informazioni che compongono il capitale intellettuale della stessa e agli individui che operano all’interno del contesto aziendale.
Strettamente connesso vi è anche il concetto di “knowledge gap”, che identifica la differenza (il gap, appunto) tra le informazioni di cui un impiegato dispone e quelle di cui dovrebbe disporre per svolgere al meglio il proprio lavoro.
L’oggetto in questione è la conoscenza aziendale, che viene raccolta nel corso degli anni nella cosiddetta knowledge base. In precedenti articoli abbiamo parlato delle sue componenti, dei processi per costruirla e della differenza tra conoscenze tacite ed esplicite. Le prime sono tacite e legate all’esperienza del dipendente e le altre, invece, documentate e più facilmente trasmissibili.
I concetti di knowledge divide e knowledge gap aziendali sono legati ad entrambe queste conoscenze e alla possibilità, per dipendenti e divisioni, di accedervi ed utilizzarle per prendere decisioni basate sui dati.
I rischi della mancata condivisione di conoscenze aziendali
Non sempre è possibile sfruttare le conoscenze aziendali poiché non sono facilmente reperibili in tutti i contesti, oppure vengono organizzate e catalogate in maniera differente a seconda dei dipartimenti che le creano e le utilizzano.
Questa pratica genera a sua volta cluster di informazioni e silos di dati, che rendono difficoltosa la condivisione della conoscenza aziendale. Molto spesso mancano linee guida e policy aziendali comuni a più dipartimenti, che dettino delle regole sulla raccolta ed organizzazione delle informazioni. Altre volte, può capitare che i dipendenti non percepiscano il valore della condivisione di conoscenze tacite, poiché essa non viene promossa a livello di corporate culture.
Questo fa sì che molti dati ed informazioni raccolti nella documentazione aziendale rimangano sepolti, dando vita alla cosiddetta “conoscenza nascosta”. E questo processo va a influire sul dispendio di tempo ed energie dei dipendenti stessi, che quando hanno bisogno di una determinata informazione, spesso perdono tempo nella sua ricerca, o creano nuova documentazione, non sapendo che esiste già, né dove si trovi.
Come evitare i knowledge gap in azienda e favorire il knowledge sharing
- Priorità: identificare i knowledge gap e colmare le lacune
Quanto più un’azienda è grande e tanto più è facile che si creino delle lacune tra le informazioni che i dipendenti dovrebbero avere a portata di mano e quelle a cui effettivamente riescono ad accedere.
Per questo, è importante investire nella formazione continua, assicurandosi anche di implementare politiche aziendali volte a favorire il knowledge sharing, la condivisione e la circolazione di idee e informazioni.
- Investire in tecnologie all’avanguardia
Gli enormi progressi nel campo dell’intelligenza artificiale hanno reso i tool aziendali sempre più performanti e intuitivi. Grazie a software basati su machine learning e natural language processing, è possibile raccogliere le knowledge base aziendali senza sforzi, tenerle sempre aggiornate e, soprattutto, renderle facilmente accessibili a tutti i dipartimenti, indipendentemente da dove esse si trovino.
- Puntare sull’onboarding dei dipendenti
Quando un nuovo dipendente arriva in azienda, è necessario formarlo e trasferire tutto il sapere affinché possa svolgere il suo lavoro. Tuttavia, i processi di formazione spesso sovraccaricano il dipendente di nozioni che, molto probabilmente, non assimilerà. Per questo, è necessario puntare sull’onboarding, il processo che mira a rendere operativi i nuovi impiegati, focalizzandosi sulle informazioni di cui hanno realmente bisogno e fornendo loro gli strumenti per accedere alla documentazione aziendale in qualsiasi momento.
- Monitorare e valutare con continuità l’apprendimento
Il modo migliore per scovare e colmare le lacune di conoscenza è garantire non solo il processo di apprendimento, ma anche la valutazione delle informazioni apprese. Entrambi devono essere effettuati con continuità. Ciò che accade di solito è che una volta trasmesse le nozioni e le conoscenze nella formazione del dipendente, esse vengano messe da parte fino a che non dovranno essere utilizzate in specifiche circostanze. Per questo è fondamentale il cosiddetto “rinforzo”, mediante valutazione continua delle conoscenze apprese, che non andranno così a degradarsi rimanendo a lungo inutilizzate.
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