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Come costruire una Knowledge Base per gestire le informazioni aziendali

Costruire una Knowledge Base aziendale è il primo passo per implementare un sistema di Knowledge Management, per facilitare il decision making e ridurre i costi.

Nel precedente articolo abbiamo analizzato come la gestione delle informazioni può supportare il processo di decision making in azienda. Implementare un’infrastruttura aziendale tramite cui gestire e monitorare i processi aiuta, infatti, a trasformare i dati in informazioni utili per i vari dipartimenti, sia per comprendere e migliorare l’utilizzo delle risorse, che per orientare le decisioni.

Se sei interessato a valutare una soluzione di Knowledge Management personalizzata sulle tue esigenze, contatta subito un nostro esperto! Altrimenti continua a leggere l'articolo per approfondire.

Quali costi comporta non gestire correttamente le informazioni in azienda

Un sistema di gestione delle informazioni comprende persone, funzioni, applicazioni, infrastrutture tecnologiche e procedure. Per questo, è basato non solo su tecnologie adeguate, ma anche su una cultura aziendale che promuova la diffusione della conoscenza.

La conoscenza è il patrimonio intellettuale dell’azienda ed è costituita da informazioni documentate, ma anche e soprattutto dall’esperienza del personale.

Ed è proprio quest’ultima la risorsa più preziosa per un’organizzazione, poiché senza una corretta gestione di tali informazioni si incorre in diversi rischi: primo fra tutti quello di non capitalizzare le esperienze, causato molto spesso da una mancata condivisione delle best practices. 

Tutto ciò comporta errori ripetuti nello svolgimento delle attività lavorative e, conseguentemente, diminuzione della produttività.

In più vi sono costi molto alti per trovare le informazioni, soprattutto in termini di tempo sprecato per cercarle, tempo per costruirle quando non ci sono e tempo per utilizzarle e creare fatturato.

Costruire una Knowledge Base per facilitare la gestione della conoscenza

Per valorizzare e mettere a frutto tutto il capitale di conoscenze dell’azienda è necessario organizzarlo, costruendo una Knowledge Base (ovvero una base di conoscenza). 

Grazie agli strumenti di Knowledge Management è possibile implementare, infatti, dei sistemi tecnologici, sempre più spesso basati su Intelligenza Artificiale, che consentano di raccogliere, catalogare e mantenere sempre aggiornate grandi moli di documentazione.

Sia nel Customer Service che nelle altre divisioni aziendali, come il Sales, il Marketing e l’HR, avere a disposizione una fonte centralizzata di informazioni permette di velocizzare il lavoro e poter monitorare costantemente modifiche ed aggiornamenti della documentazione. 

Inoltre, sarà più facile analizzare e condividere dati e KPI sull’andamento delle attività e sull’utilizzo delle risorse aziendali.

Le barriere allo sviluppo dei sistemi di Knowledge Management

Per raccogliere e mappare la conoscenza occorre introdurre una tecnologia di Knowledge Management, ovvero un software che permetta di accedere e gestire la Knowledge Base aziendale.

Spesso questa fase è la più critica, poiché comporta, da un lato, la scelta di un programma che dovrebbe essere facile da utilizzare e con interfaccia intuitiva e user friendly, dall’altro, l’effettivo utilizzo che le persone in azienda ne fanno.

Barriere tecnologiche

Sul piano più strettamente connesso alla tecnologia scelta vi sono alcune problematiche che potrebbero insorgere:

  • innanzitutto, la scelta di un software complicato da utilizzare e poco adattabile alle esigenze dei vari reparti;

  • la difficoltà di reperire i dati poichè dislocati in diverse repositories, archivi e server;

  • l’utilizzo di sistemi che si approcciano ai documenti basandosi su un linguaggio specifico, come codici, parole chiave o tag: queste tipologie di software comportano il dover conoscere tali termini per cercare le informazioni.

Barriere culturali

Sul piano dell’utilizzo del Knowledge Management, uno degli ostacoli maggiori può essere rappresentato dalla cultura aziendale:

Per evitare queste situazioni, il cambiamento deve provenire dall’alto, e comprendere l’intera cultura aziendale: favorendo le pratiche di condivisione delle conoscenze tra colleghi e dipartimenti con premi e incentivi per chi fa circolare informazioni, stimolando la produzione di nuove idee e, di conseguenza, l’innovazione.

Leggi anche: Come scegliere un Knowledge Management System per gestire le informazioni in azienda

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