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Quale sistema di gestione della conoscenza aziendale scegliere per facilitare la gestione informazioni

I sistemi di gestione della conoscenza non sono tutti uguali: alcune caratteristiche sono fondamentali per garantire una corretta gestione delle informazioni in azienda.

L'information management, come spiegato nei precedenti articoli, è l'infrastruttura che in azienda consente di gestire le informazioni, raccogliendo i dati da più canali, durante tutto il ciclo di vita aziendale, e trasformandoli in informazioni che possono essere utilizzate per prendere decisioni.

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente sarai interessato a valutare un Knowledge Management System. Contatta subito un esperto di Pigro per una soluzione personalizzata, oppure continua a leggere per approfondire l'argomento.

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Le informazioni nella knowledge base e i Knowledge Management Systems

La Knowledge Base aziendale costituisce il capitale intellettuale dell'azienda e, non ci stancheremo mai di ripeterlo, è fondamentale implementare un sistema per gestirla, in modo da facilitare l'accesso alle conoscenze, imprenscindibili per svolgere qualsiasi attività lavorativa.

Una volta compresa la sua importanza dobbiamo, dunque, capire come organizzare e gestire tutte le informazioni che essa contiene. Grazie ad un sistema di gestione della conoscenza è possibile raccogliere tutte le conoscenze (documentate e tacite) e garantire un accesso centralizzato per averle sempre a disposizione.

Tuttavia, per scegliere un software che ci permetta di farlo con il minor dispendio di risorse, è bene conoscere alcune caratteristiche fondamentali che potranno farci risparmiare tempo e soldi.

Come scegliere il giusto Knowledge Management System

Nella scelta di uno strumento adeguato alle nostre esigenze vi sono alcuni fattori principali da tenere in considerazione:

1) User experience:

la prima e più immediata caratteristica da tenere in considerazione è la tipologia di interfaccia che il sistema di Knowledge Management possiede: tramite di essa interagiremo e cercheremo le informazioni di cui abbiamo bisogno, per questo è importante che sia semplice da utilizzare, per offrire un supporto concreto agli agenti.

Un software di Gestione della Conoscenza che permette di integrarsi con diversi programmi e applicazioni è sicuramente più comodo di uno che ci costringe a cambiare il nostro modo di lavorare.

Inoltre, software come Pigro possiedono diverse tipologie di user experience, come ad esempio l'interfaccia portale (utile per i dipendenti) o il chatbot (integrabile in qualsiasi sito web e utilizzabile anche dai clienti finali), in modo da poter essere fruiti in diverse occasioni e da utenti differenti.

2) Infrastruttura tecnologica:

in secondo luogo, ma non per importanza, vi è la tecnologia utilizzata dal sistema di Knowledge Management.

Oggi sempre più spesso le soluzioni di Knowledge Management sono basate su intelligenza artificiale, con numerosi vantaggi sia nella fase di costruzione (es. importazione della knowledge base), sia nella ricerca dei contenuti, che può avvenire su base semantica o statistica.

La soluzione offerta da Pigro si basa su un algoritmo proprietario di Intelligenza Artificiale, che consente di minimizzare l'impiego di risorse da parte dell'azienda, nell'implementazione del sistema. Pigro, infatti, consente di importare automaticamente tutti i contenuti della knowledge base aziendale e interrogarli in linguaggio naturale, ricevendo in risposta le informazioni cercate.

La fase di training del sistema è veloce ed automatica, non richiede riscrittura o modifiche alla knowledge base da importare e, grazie alla tecnologia di tipo statistico, è più accurata anche negli output forniti all'utente.

3) Gestione dei contenuti:

la capacità di aggiornamento automatico dei contenuti è un'altra feature imprescindibile quando si parla di Knowledge Management systems.

Se, infatti, le nostre repositories sono disorganizzate e caotiche, ogni qualvolta avremo bisogno di un'informazione, dovremo preoccuparci di sapere se si tratta dell'ultima versione disponibile e aggiornata del documento in cui essa è contenuta.

Con Pigro la knowledge base è raggiungibile da un unico punto d'accesso e il sistema aggiorna costantemente i contenuti, in modo da registrare qualsiasi modifica apportata alla documentazione e permettendo di trovare velocemente le risposte per svolgere il proprio lavoro.

4) Dati e analytics:

infine, vi è la possibilità di ottenere dati e statistiche sull'utilizzo della knowledge base, che serve per ottimizzare l'utilizzo delle risorse e garantire fluidità e coerenza all’esperienza del cliente.

La maggior parte dei sistemi di gestione della conoscenza dispone di features come questa, che consentono ai vari dipartimenti e al top management di monitorare l'utilizzo della knowledge base e capire come migliorare sia l'accesso ai contenuti, che, di conseguenza, la velocità e produttività degli impiegati.

Pigro fornisce queste metriche e, grazie all'Artificial Intelligence, segnala anche eventuali lacune nella knowledge base, in modo da poterle colmare creando nuovi contenuti e condividendoli tra divisioni aziendali. 

 

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