L'information management, come spiegato nei precedenti articoli, è l'infrastruttura che in azienda consente (attraverso un information management system) di gestire efficacemente le informazioni di prodotto e aziendali, raccogliendo i dati da più canali e trasformandoli in contenuti che possono essere utilizzati per prendere decisioni.
Se stai leggendo questo articolo, probabilmente sarai interessato a valutare un Knowledge Management System. Contatta subito un esperto di Pigro per una soluzione personalizzata, oppure continua a leggere per approfondire l'argomento.
Le informazioni nella knowledge base e l'importanza dei knowledge management systems
La knowledge base aziendale costituisce il capitale intellettuale dell'azienda e, non ci stancheremo mai di ripeterlo, è fondamentale implementare un sistema per gestirla, in modo da facilitare l'accesso alle conoscenze, imprescindibili per svolgere qualsiasi attività lavorativa.
Una volta compresa la sua importanza dobbiamo, dunque, capire come organizzare e gestire tutte le informazioni che essa contiene. Grazie ad un sistema di gestione della conoscenza aziendale è possibile raccogliere tutte le conoscenze esplicite e tacite, garantendo un accesso centralizzato per averle sempre a disposizione.
Tuttavia, per scegliere un software che ci permetta di farlo con il minor dispendio di risorse, è bene conoscere alcune caratteristiche fondamentali che potranno farci risparmiare tempo e soldi.
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Come scegliere il giusto Knowledge Management System tool
Nella scelta di uno strumento adeguato alle nostre esigenze vi sono alcuni fattori principali da tenere in considerazione:
1) User experience:
la prima e più immediata caratteristica da tenere in considerazione è la tipologia di interfaccia che il sistema di Knowledge Management aziendale possiede. Tramite di essa interagiremo e cercheremo le informazioni di cui abbiamo bisogno, per questo è importante che sia intuitiva e semplice da utilizzare, per offrire un supporto concreto agli agenti.
Un software di Gestione della Conoscenza aziendale che permette di integrarsi con diversi programmi e applicazioni è sicuramente più comodo di uno che ci costringe a cambiare il nostro modo di lavorare.
Inoltre, software come Pigro possiedono diverse tipologie di user experience, come ad esempio l'interfaccia portal (utile per i dipendenti) o il chatbot (integrabile in qualsiasi sito web e utilizzabile anche dai clienti finali), in modo da poter essere fruiti in diverse occasioni e da utenti differenti.
2) Infrastruttura tecnologica:
in secondo luogo, ma non per importanza, vi è la tecnologia utilizzata dal sistema di Knowledge Management.
Oggi sempre più spesso le soluzioni di Knowledge Management sono basate su intelligenza artificiale, con numerosi vantaggi sia nella fase di costruzione (es. importazione della knowledge base), sia nella ricerca dei contenuti, che può avvenire su base semantica o statistica.
Pigro, software knowledge management, si basa su un algoritmo proprietario di Intelligenza Artificiale, che consente di minimizzare l'impiego di risorse da parte dell'azienda, nell'implementazione del sistema. Pigro, infatti, consente di importare automaticamente tutti i contenuti della knowledge base aziendale e interrogarli in linguaggio naturale, ricevendo in risposta le informazioni cercate.
La fase di training del sistema è veloce ed automatica, non richiede riscrittura o modifiche alla knowledge base da importare e, grazie alla tecnologia di tipo statistico, è più accurata anche negli output forniti all'utente.
3) Gestione dei contenuti:
la capacità di aggiornamento automatico dei contenuti è un'altra feature imprescindibile quando si parla di Knowledge Management system.
Se, infatti, le nostre repositories sono disorganizzate e caotiche, ogni qualvolta avremo bisogno di un'informazione dovremo preoccuparci di sapere se si tratta dell'ultima versione disponibile e aggiornata del documento in cui essa è contenuta.
Con Pigro la base di conoscenza è raggiungibile da un unico punto d'accesso e il sistema aggiorna costantemente i contenuti, in modo da registrare qualsiasi modifica apportata alla documentazione e permettendo di trovare velocemente le risposte per svolgere il proprio lavoro.
Inoltre il knowledge sharing permette di rendere accessibile la conoscenza aziendale a tutte le persone coinvolte, evitando perdite di tempo nella ricerca.
4) Dati e analytics:
infine, vi è la possibilità di ottenere dati e statistiche sull'utilizzo della knowledge base, che servono per ottimizzare l'utilizzo delle risorse e garantire fluidità e coerenza all’esperienza del cliente.
La maggior parte dei sistemi di gestione della conoscenza aziendale dispone di features come questa, che consentono ai vari dipartimenti e al top management di monitorare l'utilizzo della knowledge base e capire come migliorare sia l'accesso ai contenuti che, di conseguenza, il lavoro degli impiegati.
Pigro fornisce queste metriche e, grazie all'Artificial Intelligence, segnala anche eventuali lacune nella knowledge base, in modo da poterle colmare creando nuovi contenuti e condividendoli tra divisioni aziendali.
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