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Gestione delle risorse umane: risolvere i problemi del dipartimento HR con il Knowledge Management

Nella gestione delle risorse umane spesso manca un corretto e efficiente sistema di knowledge management che supporti dipendenti e manager nel processo di selezione del personale.   

Una soluzione di Knowledge Management può essere utile e funzionale per tutti i dipartimenti aziendali, compreso l'HR. Se sei interessato ad approfondire l'argomento puoi contattare gratuitamente uno dei nostri esperti di Pigro, altrimenti continua a leggere.

Knowledge Management per la gestione risorse umane: caratteristiche

Per rendere una azienda più innovativa è necessario supportare la gestione delle risorse umane attraverso la condivisione della conoscenza.

Perché questo sia efficiente e apporti un aiuto prezioso in azienda deve avere alcune caratteristiche:

  • facilitare l’accesso alle conoscenze, anche "self-service", per chiunque ne abbia bisogno e in qualsiasi momento, senza necessità di lunghe sessioni di formazione in persona;

  • favorire la collaborazione, così che chiunque possa porre domande e ricevere risposte;

  • rispondere alle specifiche necessità dei vari team e figure professionali;

  • essere sempre accessibile nel lungo periodo, così che i dipendenti possano ricercare le informazioni man mano che ne hanno bisogno;

  • essere facilmente aggiornabile con nuove informazioni.

Il dipartimento risorse umane HR, che utilizza quotidianamente ingenti quantità di documentazione, può così ridurre il tempo che quotidianamente impiega nella ricerca all’interno della conoscenza aziendale potendo dedicare più tempo a mansioni specifiche e a più alto valore.

Vediamo nel concreto, come un buon sistema di Knowledge Management può aiutare chi si occupa dell'organizzazione e gestione delle Risorse Umane a svolgere i task quotidiani.

Buona comunicazione interna ed esterna all’azienda

Per realizzare una gestione strategica delle risorse umane (HR Management), è fondamentale che l’azienda metta a disposizione di manager e dipendenti gli strumenti necessari per rendere possibile una buona comunicazione. 

Le mansioni del settore HR, infatti, si fondano sulla buona comunicazione, che è di due tipologie:

In entrambi i casi, se le informazioni aziendali non sono organizzate e condivise tra il personale, questo inficerà il lavoro di tutte le divisioni coinvolte che dovranno impiegare tempo per la ricerca dal materiale necessario.

Questo è evitabile con il knowledge sharing: la possibilità di avere accesso a tutte le informazioni in modo semplice e veloce.

È fondamentale, infatti, avere un unico punto d’accesso all’intera knowledge base condiviso tra tutti i dipartimenti. In questo modo non solo è possibile rintracciare rapidamente il contenuto necessario ma permette anche di rilevare eventuali lacune.

Se la documentazione è caotica si rischia di non avere piena consapevolezza dei contenuti rischiando di crearne in duplice copia. Al contrario, se invece le informazioni ricercate non esistono, e ci sono pertanto Knowledge Gaps, è bene capire la motivazione e colmare questo vuoto prima che crei rallentamenti.

Una buona comunicazione passa inevitabilmente attraverso la condivisione della conoscenza, che permette di creare un clima innovativo e di sviluppo che favorisce la collaborazione e la crescita, individuale e dell’organizzazione.

Onboarding per non disperdere risorse

La fase di onboarding è cruciale per la gestione del personale dipendente: dopo la fase di ricerca (creazione della posizione e relativo annuncio, screening dei curricula e colloquio di selezione), la divisione human resources si occupa di fornire informazioni sull’azienda e sulla propria mansione al neo assunto.

Senza queste informazioni sarà impossibile avere una visione globale del lavoro e pertanto prendere decisioni inerenti ad esso in autonomia. 

Spesso però a questo processo non viene data la giusta importanza e gli strumenti necessari non sono messi a disposizione del nuovo dipendente che rimane vincolato ai colleghi, rallentando sia la sua performance lavorativa che quella degli altri.

Una volta formato, il personale deve essere autonomo nella ricerca delle informazioni necessarie per lo svolgimento del proprio lavoro, e questo è possibile solo attraverso una buona strategia di onboarding fondata sul Knowledge Management che permetta di poter interpellare la conoscenza aziendale rapidamente, ricevendo così risposte direttamente dalla documentazione esistente, senza bisogno di doverne creare di nuova.

 

 

Informazioni sempre aggiornate

Oltre ad avere un accesso rapido alle informazioni, queste devono essere sempre aggiornate.

Basarsi su materiale obsoleto, infatti, porterà il personale a svolgere male i propri task, spesso senza averne la consapevolezza.

Se ogni volta che un dipendente consulta un documento deve perdere tempo per verificare che quella trovata sia l’ultima versione e che non ne esista invece una più recente e aggiornata, il suo lavoro subirà dei rallentamenti.

Anche in questo ricorrere a Knowledge Management System può fare la differenza: ti permette di avere contenuti sempre aggiornati automaticamente, senza per questo togliere tempo a dipendenti e dirigenti che potranno continuare a svolgere mansioni a più alto valore aggiunto.

Aumentare la Brand reputation interna ed esterna

La human resource management (HRM) è composta da tanti aspetti, tra cui promuovere e trasmettere la cultura aziendale.

Una cultura aziendale solida si basa su policy e procedure condivise da tutti.

Se le linee guida però non sono chiare a tutti i reparti oppure ognuno ne adotta di proprie, l’azienda risulterà, sia agli occhi dei dipendenti che all’esterno, come dispersiva e poco strutturata.

Infatti questo aspetto ostacolerà la condivisione di informazioni, che risulteranno catalogate e archiviate in modi differenti.

Per ovviare a questo problema è possibile organizzare la conoscenza aziendale in modo da renderla facilmente interrogabile dai software di Knowledge Management, che potranno fornire risposte precise e coerenti, sia che vengano richiesti dal ufficio risorse umane che da qualsiasi altra area.

Una conoscenza condivisa, infatti, permette di essere tutti allineati e di poter essere certi di lavorare su documentazione aggiornata, dando un’immagine dell’azienda come organizzata e affidabile.

Il responsabile delle risorse umane e l'intero dipartimento si occupano di gestire il capitale umano, ovvero “le conoscenze, le abilità, le competenze e gli altri attributi degli individui che facilitano la creazione di benessere personale, sociale ed economico” (OCSE).

Ogni aspetto che riguarda ciò, dalla selezione fino alla formazione, deve essere curato nei dettagli perché si ripercuoterà sull’azienda a più livelli.

Questo, unito alla conoscenza aziendale, rappresenta il pilastro dell’azienda e solo se è presente una struttura solida e condivisa, sarà possibile essere efficienti e innovativi.

 

Leggi anche: Risorse umane: migliora il tuo settore HR con il Knowledge Management System

 

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