Il responsabile delle risorse umane e l'intero dipartimento si occupano di gestire il capitale umano, ovvero “le conoscenze, le abilità, le competenze e gli altri attributi degli individui che facilitano la creazione di benessere personale, sociale ed economico” (OCSE).
Una soluzione di Knowledge Management può essere utile e funzionale per supportare questo capitale in tutte le attività, sia nel dipartimento HR che nell'intera azienda. Se sei interessato ad approfondire l'argomento puoi contattare gratuitamente uno dei nostri esperti di Pigro, altrimenti continua a leggere.
Knowledge Management per la gestione risorse umane in azienda: caratteristiche
Per rendere un'azienda più competitiva è necessario supportare la gestione del personale e risorse umane attraverso la condivisione e gestione della conoscenza.
Perché questo sia efficiente e apporti un aiuto prezioso in azienda deve avere alcune caratteristiche:
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facilitare l’accesso alle conoscenze, anche "self-service", per chiunque ne abbia bisogno e in qualsiasi momento, senza necessità di lunghe sessioni di formazione in persona;
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favorire la collaborazione, così che chiunque possa porre domande e ricevere risposte;
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rispondere alle specifiche necessità dei vari team e figure professionali;
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essere sempre accessibile nel lungo periodo, così che i dipendenti possano ricercare le informazioni man mano che ne hanno bisogno;
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essere facilmente aggiornabile con nuove informazioni.
Il dipartimento risorse umane HR, infatti, utilizza quotidianamente ingenti quantità di documentazione, per tutte le attività che deve svolgere, dalla selezione e gestione del personale, all'onboarding aziendale e la formazione.
Implementando un Knowledge Management System, per l'accesso rapido e immediato alla conoscenza, può ridurre il tempo impiegato nella ricerca all’interno della knowledge base, potendo così dedicare tempo a mansioni specifiche e a più alto valore.
Vediamo nel concreto, come un buon sistema di Knowledge Management può aiutare chi si occupa dell'organizzazione e gestione delle Risorse Umane a svolgere i task quotidiani.
Buona comunicazione interna ed esterna all’azienda
Per realizzare una gestione strategica delle risorse umane (HR Management), è fondamentale che l’azienda metta a disposizione di manager e dipendenti gli strumenti necessari per rendere possibile una comunicazione efficace.
Le mansioni del settore HR, infatti, si fondano sulla buona comunicazione, che è di due tipologie:
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interna all’azienda: tra i dipendenti, che si scambiano informazioni lavorative, materiali e collaborano a progetti condivisi;
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esterna all’azienda: tutte le fasi, dal hr recruiting del personale alla creazione della cultura aziendale, prevedono la necessità di condividere informazioni con candidati, enti esterni e altre aziende.
In entrambi i casi, se le informazioni aziendali non sono organizzate e condivise tra il personale, questo rallenterà il lavoro di tutte le divisioni coinvolte, che dovranno impiegare maggior tempo e sforzi per la ricerca dal materiale necessario.
Ciò può essere evitato con il knowledge sharing: la condivisione delle conoscenze permette di avere accesso a tutte le informazioni in modo semplice e veloce.
È fondamentale, infatti, avere un accesso centralizzato all’intera knowledge base, specialmente quando essa è frammentata e suddivisa in diversi archivi e repositories. In questo modo, non solo è possibile rintracciare rapidamente il materiale necessario, ma è anche più facile rilevare eventuali lacune nei contenuti.
Se la documentazione è caotica non si possiede piena consapevolezza di ciò che è già presente al suo interno, rischiando di perdere tempo nel duplicarlo. Nello studio "Workplace Knowledge and Productivity" si stima che ogni settimana ciascun impiegato spenda 6 ore per duplicare lavoro - e files - già esistenti. Questo avviene perché nel 70% dei casi non si riesce a rintracciare la persona che lo ha già fatto in precedenza, o non se ne conosce proprio l'esistenza.
Analogamente, ogni dipendente perde 5 ore a settimana nell'attesa di ricevere dai colleghi informazioni, supporto o qualsiasi altra conoscenza necessaria a svolgere il proprio lavoro.
Al contrario, se invece le informazioni ricercate non esistono, e ci sono pertanto Knowledge Gaps, è bene capire la motivazione e colmare questo vuoto prima che crei rallentamenti.
Una buona comunicazione passa inevitabilmente attraverso la condivisione della conoscenza, che permette di creare un clima innovativo e di sviluppo che favorisce la collaborazione e la crescita, individuale e dell’organizzazione.
Onboarding punto di partenza per il management delle risorse umane
La fase di onboarding è cruciale per la gestione del personale dipendente: dopo la fase di ricerca (creazione della posizione e relativo annuncio, screening dei curricula e colloquio di selezione), la divisione human resources si occupa di fornire informazioni sull’azienda e sulla propria mansione al neo assunto.
Senza queste informazioni sarà impossibile avere una visione globale del lavoro e pertanto prendere decisioni inerenti ad esso in autonomia.
Spesso però a questo processo non viene data la giusta importanza e gli strumenti necessari non sono messi a disposizione del nuovo dipendente che rimane vincolato ai colleghi, rallentando sia la sua performance lavorativa che quella degli altri.
Una volta formato, il personale deve essere autonomo nella ricerca delle informazioni necessarie per lo svolgimento del proprio lavoro, e questo è possibile solo attraverso una buona strategia di onboarding fondata sul Knowledge Management che permetta di poter interpellare la conoscenza aziendale rapidamente, ricevendo così risposte direttamente dalla documentazione esistente, senza bisogno di doverne creare di nuova.
Informazioni sempre aggiornate
Oltre ad avere un accesso rapido alle informazioni, queste devono essere sempre aggiornate.
Basarsi su materiale obsoleto, infatti, porterà il personale a svolgere male i propri task, spesso senza averne la consapevolezza.
Se ogni volta che un dipendente consulta un documento deve perdere tempo per verificare che si tratti dell'ultima versione disponibile e che non ne esista invece una più recente e aggiornata, il suo lavoro subirà dei rallentamenti.
Anche in questo ricorrere a Knowledge Management System può fare la differenza: ti permette di avere contenuti sempre aggiornati automaticamente, senza per questo togliere tempo a dipendenti e dirigenti che potranno continuare a svolgere mansioni a più alto valore aggiunto.
Aumentare la Brand reputation interna ed esterna
La human resource management (HRM), ovvero gestione HR, è composta da tanti aspetti, tra cui promuovere e trasmettere la cultura aziendale.
Una cultura aziendale solida si basa su policy e procedure condivise da tutti.
Se le linee guida però non sono chiare a tutti i reparti oppure ognuno ne adotta la propria versione, l’azienda risulterà, sia agli occhi dei dipendenti che all’esterno, come dispersiva e poco strutturata.
Infatti questo aspetto ostacolerà la condivisione di informazioni, che risulteranno catalogate e archiviate in modi differenti, oltre al rischio di essere ridondanti o, peggio, in conflitto tra loro.
Per ovviare a questo problema è possibile ottimizzare la conoscenza aziendale in modo da renderla facilmente interrogabile dai software di Knowledge Management, che potranno fornire risposte precise e coerenti, sia che vengano richiesti dal ufficio risorse umane che da qualsiasi altra area.
Come? Non è necessario stanziare altre risorse per farlo, grazie all’Intelligenza Artificiale. Per analizzare e migliorare la knowledge base aziendale oggi è, infatti, disponibile una funzionalità chiamata Knowledge Insights e sviluppata da Pigro. Essa misura la qualità dei contenuti aziendali, prendendo in esame diversi indicatori, come la fruibilità, l’accessibilità, la disponibilità di versione più aggiornate, la presenza di knowledge gap, ecc. Fornisce poi dei suggerimenti personalizzati utili a migliorare eventuali carenze.
Una conoscenza condivisa, infatti, permette di essere tutti allineati e di essere certi di lavorare su documentazione aggiornata, dando un’immagine dell’azienda come organizzata e affidabile.
Questa, unita al capitale umano, rappresenta il pilastro dell’azienda e solo se è presente una struttura solida e condivisa, sarà possibile essere efficienti e innovativi.
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