I dati immagazzinati devono rispettare alcuni requisiti ed essere accessibili ai supervisori e manager dei diversi dipartimenti aziendali. Online esistono varie soluzioni per custodire con cura i dati e tradurli in report capaci di potenziare la competitività dell’azienda. Scopriamo i principali e come utilizzarli in modo ottimale.
Sistemi informativi cosa sono
I Sistemi Informativi Aziendali (MIS) sono un insieme di dati che si intrecciano durante gli scambi fra risorse umane e tecnologiche. Ogni team aziendale ha un sistema informativo di riferimento con le sue regole e le procedure per raggiungere gli obiettivi comuni.
L’obiettivo dei sistemi informativi d'impresa è monitorare ciò che accade in azienda, implementare i processi, snellirli e rafforzarli.
Come ottimizzare la gestione delle informazioni all'interno dei sistemi informativi aziendali?
Ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali è una sfida fondamentale per garantire il successo dell'azienda. Ecco alcuni suggerimenti su come farlo:
1. Centralizzare i dati: è essenziale avere un sistema centralizzato in cui archiviare e gestire tutti i dati dell'azienda. Questo può essere fatto attraverso l'utilizzo di un sistema informativo aziendale (MIS) che permetta di raccogliere, organizzare e analizzare tutte le informazioni aziendali in un unico luogo.
2. Automatizzare i processi: l'automazione dei processi può aiutare ad ottimizzare la gestione delle informazioni riducendo gli errori umani e aumentando l'efficienza. Ad esempio, l'utilizzo di software di automazione può semplificare le operazioni quotidiane come la gestione delle vendite, la fatturazione e la gestione delle scorte.
3. Utilizzare sistemi di analisi dei dati: l'analisi dei dati è fondamentale per ottenere informazioni preziose sull'andamento dell'azienda e prendere decisioni informate. Utilizzare sistemi di analisi dei dati può aiutare a identificare tendenze, individuare aree di miglioramento e prevedere futuri sviluppi.
4. Assicurare la sicurezza dei dati: garantire la sicurezza dei dati è essenziale per proteggere le informazioni aziendali sensibili. Ciò può essere fatto attraverso l'implementazione di misure di sicurezza come l'autenticazione a due fattori, l'uso di firewall e l'aggiornamento regolare dei software.
5. Promuovere la condivisione delle informazioni: favorire la condivisione delle informazioni all'interno dell'azienda può aiutare a migliorare la collaborazione e l'efficienza. Utilizzare strumenti di collaborazione online come intranet aziendali o piattaforme di gestione dei progetti può aiutare a facilitare la condivisione delle informazioni tra i dipartimenti e i membri del team.
Ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali richiede un approccio strategico e l'utilizzo di strumenti adeguati. Seguendo questi suggerimenti, è possibile migliorare l'efficienza e prendere decisioni informate basate su dati accurati e aggiornati integrando i diversi sistemi informativi aziendali.
Cosa fa parte del sistema informativo aziendale?
Per comprendere meglio cosa sono i sistemi informativi, dobbiamo specificare quali sono gli elementi essenziali che ne fanno parte.
I MIS sono frutto dell’interazione tra persone, applicazioni, procedure lavorative e reti tecnologiche. Alcuni MIS sono così specifici da essere indispensabili solo in determinati contesti.
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Raccolgono le informazioni e le custodiscono;
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Producono informazioni quando vengono interpellate;
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Trasformano le informazioni in nuovi output.
Tra gli esempi troviamo i CRM sistemi informativi, che permettono di gestire le informazioni inerenti i rapporti con clienti e potenziali clienti, come HubSpot. Oppure le applicazioni gestionali che monitorano le transazioni tra azienda, clienti e fornitori. O ancora i sistemi operativi aziendali, tramite cui si possono gestire e supportare le varie attività realizzate nell’organizzazione.
Un altro esempio ancora: i software adibiti alla prenotazione di beni e servizi. Ognuno di questi sistemi è creato per immagazzinare dati, analizzarli e per monitorare il raggiungimento dell’obiettivo aziendale.
Perché i Sistemi Informativi Aziendali sono importanti?
I dati sono il cuore dell’azienda. Spesso ci vogliono anni, se non addirittura decadi, per ottenere una mole di dati rilevante. L’immagazzinamento dei dati serve per analizzare in ogni momento l’andamento e, se necessario, modificare l’intera strategia.
I Sistemi Informativi rappresentano l’infrastruttura informatica in cui custodire queste informazioni. In questo modo, sono accessibili a chiunque ne abbia bisogno.
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Gli obiettivi dei Sistemi Informativi
Attraverso l'integrazione sistemi Informativi e software di supporto puoi gestire i dati con sicurezza. Con questi software:
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Agevoli l’accesso alle informazioni;
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Permetti ai managers delle varie divisioni di prendere decisioni ponderate basate su dati effettivi e sicuri;
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Analizzi a 360° le performance aziendali – evidenzia i settori più carenti. In questo modo è più facile capire quale ambito aziendale ha bisogno di un intervento mirato.
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Puoi prevedere i problemi e permette di evitare crisi aziendali.
Organizzazione dei sistemi informativi aziendali
Executive Information System (EIS)
Uno dei Sistemi Informativi più importanti è l’Executive Information System. Il Sistema EIS agevola il lavoro dei managers. Se desideri facilitare il processo decisionale dei managers e supervisori in azienda, questo Sistema fa al caso tuo.
I vantaggi del sistema EIS:
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I dati vengono tradotti in grafici colorati e gradevoli da guardare;
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Permette di evidenziare le aree che necessitano approfondimenti e interventi mirati;
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Consente di creare report strategici partendo dai dati grezzi.
Marketing Information System (MIS)
Il Sistema Informativo di Marketing è costituito da un insieme di procedure strategiche create appositamente per gestire le informazioni. Infatti, ogni dato raccolto in ambito di marketing è fondamentale per agevolare la fase di decision making dei managers.
Il vantaggio principale dell’integrazione di questo sistema all’interno dell’azienda è di non perdere nessuna ghiotta occasione. Sia per rafforzare il brand, ma anche per aumentare la vendita dei servizi.
Parlando di marketing, una fonte indispensabile per generare dati e monitorare l’engagement con il pubblico sono i social media. Infatti, seguendo un piano editoriale cucito su misura per i social aziendali è possibile aumentare l’interesse del pubblico. Ogni post pubblicato rafforzerà la community e di conseguenza le possibilità che gli utenti entrino in contatto con l’azienda.
Perché usarlo:
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Monitori con facilità ogni possibile opportunità;
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Puoi creare delle comparazioni temporali;
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Puoi monitorare le strategie in ogni momento e, all’occorrenza, modificarle;
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Risparmi tempo nell’aggiornare i colleghi, supervisori e sottoposti.
Sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
Il CRM è un software informatico che agevola l’inserimento dei dati anagrafici dei clienti. In commercio esistono software per tutte le tasche, il più famoso è senza dubbio HubSpot. Il CRM aziendale è utile per agevolare le comunicazioni commerciali tra azienda e clienti.
Ecco perché investire in un CRM sistema informativo:
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Puoi gestire con facilità i contatti – eliminando i clienti inattivi da lungo tempo;
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Puoi segmentare i clienti suddividendoli in gruppi di appartenenza – in questo modo le comunicazioni saranno più efficaci;
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Aumenti la produttività e la vendita;
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Ogni dato ottenuto è utile per creare report accurati, comprensibili per il team e previsioni future;
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Puoi fidelizzare con facilità i clienti – la customer experience sarà personalizzata per ogni cliente;
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Aumenti il ROI, migliori le attività di marketing e i KPI da monitorare.
Sales Force Automation System (SFA)
Il Sales Force Automation System è un software speciale creato per automatizzare e snellire determinati processi aziendali. Come puoi immaginare, l’automazione ha come beneficio primario quello di risparmiare tempo e dunque denaro.
Integrare il SFA in azienda ha come vantaggi:
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Aumento strategico delle vendite. Le vendite sono velocizzate e ogni venditore può concentrarsi sui prospect e su come agevolare la chiusura della trattativa;
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Visione completa dei prodotti più venduti. In questo modo puoi capire quali sono i punti di forza di ogni servizio, quali cliente li acquista e con quale frequenza;
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Crei un percorso di vendita fatto su misura per il cliente. Ogni dato raccolto è fondamentale per comprendere la frequenza d’acquisto e la tipologia di prodotto acquistato. Monitorando questa fase, potresti valutare di vendere prodotti premium ai tuoi clienti fidelizzati.
Sistemi di elaborazione delle transazioni (TPS)
I Sistemi di Elaborazione delle Transazioni sono dei software flessibili idonei per il campo delle prenotazioni, delle risorse umane e il monitoraggio delle spedizioni.
Un classico esempio di software TPS è quello adibito all’emissione delle fatture. Come puoi immaginare, questa tipologia di software non è consigliata, è obbligatoria. Infatti, perdere l’accesso – seppur per qualche ora – a questi servizi può voler dire rischiare di andare incontro al fallimento.
I software TPS supportano i manager nel monitorare le transazioni in azienda.
Supply Chain Management System (SCM)
La Supply Chain Management System rappresenta un insieme di metodologie che supportano il lavoro dei professionisti lungo l’intera catena di creazione e distribuzione dei prodotti aziendali.
Il SCM verte sul prodotto e l’erogazione al cliente. Infatti, in questa area aziendale i collaboratori creano strategie specifiche per facilitare il reso, aumentare la soddisfazione del cliente e l’approvvigionamento in sede. Per chi ha un’azienda basata sulla vendita di prodotti, questa area è una delle più importanti.
Alcuni software possono agevolare le varie fasi così da ridurre al minimo la percentuale di errore.
Conclusione
I Sistemi Informativi Aziendali ed i vari software sono utili per agevolare il lavoro dei managers in azienda. Infatti, integrare software di automazione e focalizzati sull’analisi dei dati è fondamentale per semplificare il processo decisionale.
Alcuni software sono più versatili e trovano utilizzo anche in diversi dipartimenti aziendali, come ad esempio i Sistemi di Elaborazione delle Transazioni. Invece, altri software sono specifici per determinate operazioni e non possono essere usati in ogni reparto – come nel caso del Sales Force Automation System.
Lo scopo di questi software è semplificare il processo di scelta in azienda, visualizzare con facilità le scelte possibili e aumentare il fatturato in azienda.
Leggi anche: Come utilizzare il Knowledge Management per la riduzione dei costi aziendali
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