Tanti dei problemi che si presentano quotidianamente in azienda sono riconducibili ad una carente gestione della conoscenza, che può riguardare sia l’interno dei dipartimenti che l’intera organizzazione.
Come abbiamo visto nel precedente articolo, per evitare spreco di tempo ed operare una gestione strategica delle risorse è importante che l’azienda metta in campo strumenti e procedure per favorire il passaggio di informazioni, come un buon sistema di Knowledge Management.
Se sei interessato ad una soluzione di Knowledge Management costruita sulle tue esigenze, contatta gratuitamente un esperto di Pigro. Oppure, continua a leggere per approfondire.
Gestione risorse umane e Knowledge Management system
Alcune delle tradizionali problematiche affrontate dai settori HR riguardano la difficoltà di gestire la comunicazione interna tra dipartimenti e dipendenti, il fornire strumenti adeguati per permettere ai collaboratori di svolgere al meglio le proprie mansioni e la valutazione del rendimento di questi ultimi.
Di recente poi, si sta ponendo sempre più attenzione all'aspetto di soddisfazione e felicità delle persone sul posto di lavoro. Non a caso sono nate posizioni lavorative ibride, come il Chief Happiness Officer, che ha l’obiettivo di valutare e migliorare il benessere dei dipendenti all’interno dell’ambiente lavorativo.
Se per migliorare l’esperienza di lavoro è necessario costruire ambienti salutari, coltivare i rapporti interpersonali e favorire una cultura aziendale agile e dinamica, alla base vi sono sicuramente le tecnologie digitali che permettono di utilizzare e condividere le informazioni facilitando il lavoro.
La gestione della conoscenza aziendale, infatti, riguarda tutto quello che viene definito "capitale intellettuale", comprese informazioni ed esperienza delle risorse umane in azienda. Per far funzionare al meglio procedure interne e servizi ai clienti è necessario quindi che i dipendenti (anche quelli nuovi) abbiano accesso a tutte queste informazioni.
L’Intelligenza Artificiale si rivela, ad esempio, una potente alleata per i sistemi di Knowledge Management, come Pigro: grazie agli algoritmi che combinano NLP e statistica, tutte le fasi, dall’implementazione all’utilizzo del software, sono rese più semplici e veloci.
Vediamo dunque come questo software di KM può risolvere alcune problematiche legate alle Risorse Umane.
Comunicazione interna all’azienda
Per una comunicazione efficiente, anche quando si tratta di Human Resource Management, è necessario che le informazioni aziendali siano:
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organizzate: quando un dipendente cerca un’informazione, deve fermare il suo lavoro per trovare il documento che contiene la risposta alla sua domanda. Se la documentazione non è organizzata, perderà tempo, diminuendo la produttività e i risultati ottenuti;
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condivise: in molti dipartimenti vige ancora la regola del “chiedo al collega” quando non si è a conoscenza di come svolgere una determinata mansione. Questo accade perché le informazioni non sono condivise tra i dipendenti delle varie divisioni e, talvolta, neppure tra i membri dello stesso team;
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aggiornate: avere delle informazioni non aggiornate equivale a non averle. Questo, inoltre, comporta il rischio di svolgere in modo sbagliato il proprio lavoro, basandosi su dati e nozioni obsolete.
Pigro ti aiuta a misurare l'efficienza della knowledge base
Grazie alla sua nuova funzione Knowledge Insights, Pigro può analizzare automaticamente la qualità della knowledge base, per individuare eventuali problemi nella documentazione e ricevere suggerimenti personalizzati per migliorarli. Sarà possibile, ad esempio, rintracciare contenuti obsoleti, knowledge gaps, documenti poco leggibili e mal strutturati, informazioni ridondanti, permessi di accesso errati.
I dipendenti potranno, così, provvedere ad ottimizzare l’accesso e l’efficienza della documentazione, prima che generi rallentamenti o disservizi.
Onboarding e turnover
Spesso in azienda sono numerose le conoscenze tacite, ovvero quelle che non sono rintracciabili in alcuna forma scritta ma sono “tramandate” oralmente da dipendente a dipendente. Questo però riduce l’autonomia del personale e il rapido svolgimento di procedure, poiché impedisce il knowledge sharing e la condivisione di best practices.
Anche al momento dell'assunzione di nuovi dipendenti, ciò può rappresentare un problema: se non hanno a disposizione tutte le informazioni necessarie, i nuovi assunti dovranno chiedere aiuto ai colleghi, rallentando di conseguenza l'intero dipartimento.
Con Pigro trovi le risposte alle tue domande
Oltre a promuovere una cultura aziendale basata sulla condivisione di conoscenze e delineare linee guida per esplicitare ed archiviare le informazioni durante tutti i processi aziendali, è necessario adottare uno strumento di knowledge management per facilitare l’accesso alla conoscenza e tenerne traccia.
Pigro unisce tutte la documentazione aziendale in un’unica piattaforma, permettendo così a dipendenti e dirigenti di trovare rapidamente le informazioni necessarie.
Grazie all’interfaccia conversazionale, infatti, basterà porre una domanda in linguaggio naturale per ricevere la risposta direttamente dall’interno della documentazione, potendo condividerla con colleghi e superiori.
Employee Branding
Il dipartimento HR ha, tra i vari obiettivi, quello di promozione del benessere del personale. Questo consiste nell'organizzazione e gestione delle risorse umane, grazie a strumenti che permettano ai dipendenti di svolgere la propria mansione nel migliore dei modi.
Per questo è importante incrementare una strategica gestione del personale, con un sistema di Knowledge Management, che semplifichi il lavoro dei dipendenti garantendo la disponibilità di tutte le informazioni necessarie per svolgerlo.
Con Pigro hai tutte le informazioni a disposizione per prendere decisioni
Pigro importa ogni tipo di contenuto da qualsiasi repository: curricula, procedure aziendali, contenuti del sito o dei social, FAQ, documentazione interna e qualsiasi contenuto in formato digitale.
Le risorse umane (human resources) hanno, infatti, una grande mole di documentazione da consultare per ogni fase del processo di recruiting e selezione del personale.
Ogni dipartimento potrà così consultare l’intera documentazione all’interno della piattaforma e attingere dalle stesse informazioni, sempre aggiornate, per prendere decisioni e svolgere correttamente il proprio lavoro.
Per saperne di più leggi anche: Gestione risorse umane cosa significa e quali sono le sfide dell’HR: dall’onboarding alla selezione del personale
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