Come utilizzare la gestione delle informazioni per supportare le decisioni aziendali

Qualsiasi organizzazione efficiente e produttiva è contraddistinta dall’ottimizzazione delle risorse aziendali e dalla valorizzazione del personale, che è incentivato a sviluppare competenze e a produrre innovazione. 

Per fare ciò è necessario implementare processi aziendali e sistemi informativi, in modo che il lavoro venga svolto nel migliore dei modi e che non si perda tempo in attività a basso valore aggiunto. 

Il valore di ogni azienda è costituito, infatti, dalle risorse di cui essa dispone, tra le quali vi è l’enorme mole di dati e informazioni che vengono ogni giorno acquisiti, gestiti, elaborati e che devono essere utilizzati per capire in quale direzione muoversi e quali decisioni prendere.

Cos’è la gestione delle informazioni e perché è importante

Per gestione delle informazioni aziendali si intende il processo che mira a trasformare i dati in informazioni, in base alle quali poi vengono prese decisioni e stabilite strategie.

Per essere efficienti, infatti, si devono costruire metodi di gestione dei processi, in modo da poterne monitorare l’andamento e capire come migliorare l’impiego delle risorse. 

Per poter far ciò è fondamentale l'implementazione dei sistemi per gestire le informazioni, che consentano di documentare le conoscenze, elaborare i dati ed utilizzarli per orientare le decisioni.

Cos’è il sistema informativo aziendale e quali risorse coinvolge

Un sistema informativo aziendale è l’infrastruttura aziendale per la raccolta e la gestione delle informazioni.

Al suo interno vengono coinvolte le risorse aziendali, ovvero gli strumenti a disposizione dell’azienda in grado di generare un valore aggiunto: esse si dividono in risorse tangibili (che possono essere misurate e categorizzate) ed intangibili (che sono rappresentate dalle risorse umane e dal valore delle loro competenze).

Il sistema informativo può essere infatti immaginato come un insieme comprendente persone, funzioni, applicazioni, reti tecnologiche e procedure che, interagendo tra di loro, hanno l’obiettivo finale di rendere disponibile ad un soggetto una serie di informazioni e dati nel momento e nel luogo desiderati. 

Per fare ciò, il sistema informativo agisce sulla gestione informazioni, compiendo operazioni sui dati: li raccoglie, li scambia, li elabora e poi li restituisce sotto forma di informazioni, utili al soggetto interessato. L'obiettivo ultimo è infatti quello di supportare le operazioni decisionali.

IT Manager cosa fa

Esiste un profilo professionale che si occupa di gestire al meglio tutti questi aspetti: stiamo parlando dell'IT Manager (Information Technology Manager), la cui funzione in azienda è quella di occuparsi della costruzione, manutenzione e gestione sistemi informativi.

Il responsabile IT è una figura a volte sottovalutata, ma che deve avere competenze trasversali sia nel settore relativo alle risorse umane, sia nel campo “tecnico-informatico”: il suo compito è, infatti, intercettare le esigenze organizzative e informative dei vari dipartimenti, sviluppare progetti per migliorare gli strumenti e le tecnologie al servizio dell’azienda e, tra gli altri compiti, anche formare il personale all’utilizzo di tali sistemi. 

Per questo è di fondamentale importanza che come responsabile sistemi informativi, l'IT Manager spinga al cambiamento evolutivo, ponga le basi per creare competenze e che progetti soluzioni combinando al meglio le risorse informatiche e tecnologiche.

Gli strumenti IT a supporto delle attività aziendali

Nello specifico tra le attività di competenza del reparto IT vi è lo sviluppo di sistemi aziendali come: 

• l’ERP o Enterprise Resource Planning, che riguarda la gestione integrata di tutti i dati aziendali attraverso l’impiego di un database centralizzato;

• il CRM o Customer Relationship Management , che ha l’obiettivo di gestire le relazioni con i clienti, sia nell’area commerciale che marketing, nel pre e post-vendita;

• SCM o Supply Chain Management e transazioni con clienti ed altre aziende;

• il sistema di Knowledge Management che, non da ultimo, ha come obiettivo proprio la gestione della conoscenza aziendale, mettendo a disposizione di tutti (dipendenti e manager) le informazioni necessarie a svolgere il proprio lavoro.

Per supportare l'organizzazione aziendale è fondamentale, infatti, gestire la conoscenza aziendale anche e soprattutto a livello di risorse umane (che possiedono il capitale intellettuale derivante dall’esperienza). 

Questo rientra in un più ampio quadro di digitalizzazione che ha l’obiettivo di mettere a disposizione dell’azienda strumenti IT che risultino innovativi e riescano ad ottimizzare procedure e utilizzo di risorse. 

Oltre a creare e diffondere processi e procedure per la gestione delle informazioni, è necessario infatti mantenere aggiornata la knowledge base, il fulcro di tutti i sistemi informativi aziendali.

Per questo Pigro ha creato uno strumento in grado di analizzare e misurare l’efficacia dei contenuti che fanno parte della documentazione aziendale, come appunto manuali operativi, guide, istruzioni e moduli di formazione.

In questo modo è possibile scoprire lacune, eventuali carenze, errori di condivisione, ed altre problematiche che possono influenzare l’efficienza dei dipendenti. Knowledge Insights fornisce suggerimenti personalizzati per migliorare la qualità della knowledge base e incrementare così l'efficacia dell'organizzazione aziendale.

Leggi anche:

- Come costruire una Knowledge base aziendale

- Come scegliere un Knowledge Management System per gestire le informazioni.

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