Implementare il Knowledge Management System con la gestione documentale dinamica

I sistemi di gestione documentale sono alla base del Knowledge Management aziendale, assicurando la condivisione delle informazioni fra tutti i reparti. Il Knowledge sharing è, infatti, una pratica fondamentale per tutte le aziende che vogliono eliminare sprechi di tempo e denaro e risultare più competitive.

Se sei interessato ad una strategia mirata per migliorare la Gestione della Conoscenza nella tua azienda, contatta subito un nostro esperto per una demo personalizzata.

Altrimenti continua a leggere l'articolo per approfondire l'argomento!

4 passi per implementare il Knowledge Management

Come molti di voi sapranno, una buona gestione della Knowledge Base è fondamentale per evitare che in azienda si formino silos di informazioni, irraggiungibili e frammentarie, che impediscono agli impiegati di accedere facilmente alle conoscenze di cui necessitano per svolgere al meglio il proprio lavoro.

A tal proposito è utile ricapitolare i passaggi principali che permettono di implementare una soluzione di Knowledge Management aziendale:

1. Nella prima fase di implementazione di una corretta Gestione della Conoscenza aziendale è necessario definire una strategia e degli obiettivi in dettaglio, oltre a definire gli stakeholder, cioè tutti quei soggetti che potranno essere utili o avere un ruolo nell’implementazione del KM.

2. A questo punto sarà utile cominciare a mappare la Knowledge Base, come se fosse raggruppata all’interno di un grande contenitore, classificando i contenuti per semplificare la futura ricerca. Al suo interno vanno integrate le conoscenze esterne ed interne, quelle esplicite (documenti, dati, informazioni) e quelle implicite (anche dette "tacit knowledge" - derivanti dall’esperienza e dal contesto).

3. Una volta definiti la terminologia e i formati, che serviranno a richiamare determinati contenuti all’occorrenza, si procede con la definizione dei ruoli e delle funzionalità necessarie, stabilendo quali operazioni sarà possibile effettuare, da chi e con quali restrizioni.

4. Al termine di questa fase è necessario scegliere i knowledge management tools, cioè selezionare un sistema digitale, che dovrà incontrare le esigenze appena messe in luce. L’impiego di un software che si avvale di Intelligenza Artificiale rappresenta una soluzione innovativa per semplificare il processo e il conseguente utilizzo della Knowledge Base aziendale.

Prima di scegliere il software più adatto a gestire le conoscenze d’impresa, può essere utile, tuttavia, analizzare la propria knowledge base, in modo da avere ben chiare le eventuali problematiche legate alla conoscenza aziendale (e come risolverle).

Per questo Pigro ha creato Knowledge Insights, un tool per misurare la qualità della knowledge base, in grado di fornire insights sui principali problemi che possono pregiudicare l’accesso e la fruibilità delle informazioni in essa contenute, come ad esempio permessi di condivisione sbagliati, contenuti mal strutturati, informazioni conflittuali o duplicate, link rotti, ecc.

1. Facilitare l'importazione ed eliminare gli sprechi

Sicuramente uno dei vantaggi di un buon Knowledge Management consiste nell’eliminare sprechi nei costi di gestione, poiché unificando i processi e la comunicazione si impiega meno tempo nella ricerca di informazioni e dati sparsi, si possono distribuire le risorse in maniera migliore, laddove sono considerate più utili.

Se implementare il Knowledge Management sembra un processo lungo e dispendioso, l’Intelligenza Artificiale sviluppata da Pigro vuole offrire una soluzione a tale problematica.

Essa permette di importare tutta la documentazione che costituisce la Knowledge Base aziendale, capitale unico e irripetibile, in qualsiasi formato e da qualsiasi repository.

2. Semplificare la ricerca di informazioni grazie al linguaggio naturale

La tecnologia digitale mette a disposizione sistemi sempre più avanzati che consentono di semplificare la ricerca e centralizzare il sapere.

L’obiettivo di un Knowledge Management System è interrogare, come un vero e proprio motore di ricerca, tutte le informazioni già patrimonio aziendale, attraverso un'interfaccia semplice e intuitiva, user-friendly.

Grazie ad un algoritmo proprietario, Pigro automatizza la fase di training del sistema, effettuando in automatico un match tra possibili domande e risposte contenute nei documenti digitali. A ogni query o domanda proveniente dai collaboratori corrisponderà una risposta presente nella Knowledge Base, anch’essa in linguaggio naturale, e la fonte da cui proviene.

Pigro riesce in questo modo a tagliare del 10% i tempi di ricerca delle informazioni e, grazie all’unione di modelli linguistici di Deep Learning e Information Retrieval, offre nelle risposte un’accuratezza del 90% rispetto ai concorrenti.

3. Favorire l'aggiornamento e la ricerca del sapere

Le persone con più competenze potranno valorizzare le proprie conoscenze condividendole con il resto dell'impresa, sentendosi più motivate e di conseguenza più produttive. Le ricerche effettuate possono essere salvate e condivise con i colleghi. 

Il risparmio di tempo è evidente, sia nello svolgimento delle attività lavorative, ma soprattutto nella fase di implementazione dell’intero sistema, che non richiede modifiche o trascrizioni della Knowledge Base per essere utilizzabile.

Viene definita gestione documentale dinamica proprio la caratteristica che consente di utilizzare immediatamente i nuovi contenuti delle fonti collegate. Nuovi articoli del blog, nuove pagine del sito, nuove schede prodotto, ecc. potranno essere importati da una URL del sito web, copiati ed incollati o importati direttamente dai file ed essere costantemente aggiornati e arricchiti in automatico, grazie a strumenti per creare nuovi contenuti e alert che segnalano lacune informative nella documentazione.

4. Migliorare la collaborazione e la produttività

L’adozione di una strategia di Knowledge Management favorisce la collaborazione a più livelli, incidendo sulla catena del valore, sui processi di innovazione e di conseguenza sul miglioramento delle performance aziendali per ottenere vantaggio competitivo.

Pigro, favorendo la condivisione del materiale tra i dipartimenti, come ad esempio il Sales e il Marketing, supporta anche la collaborazione ed evita la creazione di contenuti ridondanti, permettendo così di risparmiare 5 giorni l’anno per impiegato.

Avvalersi di un software che automatizza l'importazione della knowledge base, ed estrae le risposte e i documenti richiesti al momento giusto, semplifica la gestione delle conoscenze aziendali: cercare facilmente e velocemente contenuti, condividerli con i colleghi, porre domande, assegnare risorse, immagazzinare nuova documentazione, formare il nuovo personale e incoraggiare tutti, dagli stagisti ai CEO, a fornire idee.

Leggi anche:

- Focus sul Knowledge Management: cos'è e a cosa serve

- Scopri se nella tua azienda c'è un problema di Knowledge Hoarding (accumulo di conoscenze)

Vuoi saperne di più? Contattaci per avere maggiori informazioni su Pigro!