Come utilizzare il Knowledge Management per la riduzione dei costi aziendali

Il Knowledge Management aziendale ha l’obiettivo di ottimizzare le risorse all’interno delle imprese e favorire l’accesso alla conoscenza. Integrare metodi di gestione delle conoscenze nella propria strategia aziendale può quindi rappresentare un vantaggio nell’ottica di riduzione costi aziendali. Vediamo come risparmiare in azienda con l'ottimizzazione delle risorse aziendali.

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Ma vediamo alcuni suggerimenti su come risparmiare in azienda...

Ecco alcuni suggerimenti pratici per raggiungere questo obiettivo.

1. Analizza le tue risorse: Prima di tutto, è importante identificare tutte le risorse disponibili in azienda, sia tangibili che intangibili. Questo include non solo i beni materiali come macchinari e attrezzature, ma anche le competenze e le conoscenze dei dipendenti. Questa analisi ti permetterà di capire come ottimizzare l'utilizzo di ogni risorsa e individuare eventuali sprechi.

2. Promuovi la condivisione delle conoscenze: Un modo efficace per ridurre i costi aziendali è favorire la condivisione delle conoscenze tra i dipendenti. Organizza sessioni di formazione interna, crea un sistema di condivisione delle best practices e incoraggia la collaborazione tra i dipendenti. In questo modo, le competenze e le esperienze di ciascun dipendente possono essere sfruttate al massimo, senza la necessità di assumere consulenti esterni o investire in formazione esterna.

3. Automatizza i processi: L'automazione dei processi aziendali può aiutarti a ridurre i costi operativi e migliorare l'efficienza. Utilizza software di gestione delle attività, sistemi di CRM e altre soluzioni tecnologiche per semplificare e ottimizzare i processi aziendali. In questo modo, potrai ridurre i tempi di esecuzione, evitare errori umani e ridurre la necessità di risorse umane aggiuntive.

4. Negozia con i fornitori: Non dimenticare di negoziare con i fornitori per ottenere prezzi più vantaggiosi. Cerca di stabilire relazioni di lungo termine con i tuoi fornitori e negozia sconti o condizioni di pagamento più favorevoli. Inoltre, cerca di valutare periodicamente le offerte dei fornitori per assicurarti di ottenere sempre il miglior rapporto qualità-prezzo.

5. Riduci i costi energetici: Uno dei maggiori costi per molte aziende sono le bollette energetiche. Per ridurre i costi energetici, valuta l'efficienza energetica dei tuoi impianti e attrezzature e adotta misure per ridurre il consumo energetico. Questo potrebbe includere l'installazione di dispositivi di risparmio energetico, l'utilizzo di fonti di energia rinnovabile o l'adozione di politiche aziendali per incentivare i dipendenti a ridurre il consumo energetico.

Seguendo questi suggerimenti, potrai ottimizzare le risorse aziendali e ridurre i costi in modo significativo. L'ottimizzazione delle risorse è un processo continuo, quindi ricorda di valutare regolarmente i tuoi processi e apportare eventuali miglioramenti necessari.

Gestione delle risorse aziendali con il Knowledge Management

Le risorse aziendali possono essere di due tipologie: tangibili, ovvero tutte le risorse fisiche e finanziarie che possono essere indicate nel bilancio aziendale, e intangibili, quelle non misurabili, come i metodi di produzione, le capacità di innovazione, l’accesso alle informazioni.

Fra le risorse aziendali intangibili troviamo anche le best practices che permettono di affrontare procedure nuove e risolvere problemi, ma che spesso non sono capitalizzate, cioè non vengono raccolte e organizzate per essere messe a disposizione di chi ne ha bisogno.

La dispersione di preziose informazioni può comportare costi elevati per l’azienda. I costi legati alla ricerca di tali informazioni e i costi legati al tempo per ricostruire quelle non trovate si traducono chiaramente in tempo non dedicato ad attività profittevoli.

Per questi motivi, è necessario che ogni azienda o organizzazione abbia dei sistemi di gestione delle conoscenze. I software di Knowledge Management, appunto, permettono l’ottimizzazione delle risorse per raggiungere l’obiettivo di riduzione costi aziendali.

Come ridurre i costi aziendali: knowledge management e organizzazione aziendale

La gestione delle conoscenze aziendali si basa sull’implementazione di sistemi per archiviare, gestire e tenere traccia delle informazioni contenute nella Knowledge Base.

L’utilizzo di un software di knowledge management dovrebbe, infatti, garantire alcuni vantaggi di base, che possono contribuire alla riduzione dei costi nelle strategie aziendali:

• essere compatibile con tutti i formati di file (desktop e web);

• integrabile con più piattaforme e applicazioni;

• rendere possibile la suddivisione in utenti e gruppi per quanto riguarda l’accesso ai documenti;

• rendere possibile il follow-up e l’aggiornamento dei contenuti, fornendo grafici e analisi sulle attività;

• garantire la sicurezza dei dati, anche on cloud.

In tal modo si migliora il flusso di lavoro dell’azienda, evitando sprechi di tempo per attività di ricerca documenti e procedure o apertura di ticket. I dipendenti potranno dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto, promuovendo anche la collaborazione.

Inoltre, garantendo l’accesso alle conoscenze, migliorano anche le relazioni con i clienti, che non dovranno più telefonare al Servizio Clienti o restare in attesa di risposta, ma potranno ricevere le informazioni che cercano tempestivamente o ricercarle autonomamente.

I costi che vengono ridotti dall’introduzione di un software di gestione documentale sono riconducibili soprattutto alle risorse materiali, legati alla creazione ed archiviazione di documenti fisici cartacei.

Grazie all’archiviazione in cloud l’accesso alle informazioni e il recupero dei file sono facilitati e possibili anche da remoto.

Come ottimizzare i costi aziendali: 3 vantaggi del focus sulle persone

Il Knowledge Management è stato sviluppato con l’obiettivo di gestire le conoscenze aziendali, esplicite ed implicite.

Il focus di questa branca aziendale non è quindi la mera conoscenza esplicita e documentata, ma anche le persone. Tutti coloro che, facendo parte di un’organizzazione, ne costituiscono il capitale più importante, detentori di know-how ed esperienza, rappresentano la cosiddetta “tacit knowledge”.

Per questo, concentrarsi sullo sviluppo di un buon sistema di Knowledge Management oggi vuol dire creare le possibilità per tutti i dipendenti e clienti di un’impresa di condividere e avere accesso alle informazioni, nel modo più veloce e facile possibile, riducendo così costi e risorse da impiegare nel flusso di lavoro aziendale.

Creare un database on cloud, al quale è possibile accedere in ogni momento e in ogni luogo, garantisce per tutti i dipartimenti la circolazione delle conoscenze. Ma prima di adottare un sistema di KM, è bene evidenziare (e mettere in pratica) alcuni suggerimenti legati alla cultura della propria organizzazione.

1. Tra questi vi è sicuramente la buona pratica di identificare e valorizzare gli esperti che si hanno in azienda.

   Se, infatti, un collaboratore viene gratificato in virtù del proprio ruolo di esperto su un determinato argomento, sarà più propenso a condividere le proprie conoscenze ed esperienze.

2. Per fare questo è necessario anche diffondere la pratica di documentare le best practices per la risoluzione dei problemi.

   In tal modo ogni dipendente quando ha a che fare con una nuova procedura di problem solving sarà abituato ad annotarne i passaggi, che andranno a formare una nuova base di conoscenza.

3. Infine, non resta altro che favorire la collaborazione fra persone. Come? Fornendo ai dipendenti e collaboratori degli strumenti social per mettersi in collegamento e lavorare in team. Questi espedienti saranno utili per far emergere le conoscenze tacite, scambiarsi consigli e informazioni sulla base delle competenze di ognuno, nell’ottica di favorire la cultura del Knowledge Sharing.

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